Community Languages

Phiếu Lương và Hồ Sơ Nhân Viên

Các chủ nhân phải giữ phiếu lương và hồ sơ nhân viên theo những yêu cầu tối thiểu của Luật Quan Hệ Lao Động 1996 (Industrial Relations Act 1996).

Tôi phải trả nhân viên bằng cách nào?

Phải trả lương (kể cả lương làm việc ngoài giờ và những khoản khác) bằng tiền. Phải trả bằng tiền mặt, trừ khi nhân viên bàng lòng để chủ nhân trả bằng ngân phiếu hoặc bằng cách chuyển tiền điện tử. Những văn bản pháp lý về lao động (như quy chế lao động và hợp đồng xí nghiệp) cũng có thể để các chủ nhân trả lương nhân viên bằng ngân phiếu hoặc bằng cách chuyển tiền điện tử.

Phải cho nhân viên biết những chi tiết gì?

Chủ nhân phải đưa nhân viên phiếu lương có ghi những chi tiết sau đây:

• họ và tên nhân viên;
• phân loại nhân viên theo văn bản pháp lý liên quan;
• ngày trả;
• thời gian làm việc liên quan tới số tiền trả;
• số tiền trả chưa khấu trừ (kể cả tiền làm ngoài giờ và những khoản tiền trả khác);
• số tiền trả cho việc làm ngoài giờ hoặc đủ chi tiết để nhân viên tính số tiền trả cho việc làm ngoài giờ;
• số tiền khấu trừ để trả thuế;
• tiền khấu trừ do nhân viên đóng vào quỹ hưu bổng;
• chi tiết những khoản khấu trừ khác; và
• số tiền thực sự trả.

Khi nào phải trả lương cho nhân viên?

Những văn bản pháp lý thường quy định khoảng thời gian mà chủ nhân phải trả lương. Tuy nhiên, nếu nhân viên yêu cầu, chủ nhân phải trả lương ít nhất một lần trong hai tuần lễ.

Khấu trừ tiền trả

Chủ nhân phải trả nhân viên toàn bộ lương. Tuy nhiên, nếu có giấy ưng thuận của nhân viên, và nếu có lợi cho nhân viên, thì chủ nhân có thể khấu trừ. Những văn bản pháp lý và luật pháp cũng có thể cho phép chủ nhân khấu trừ tiền lương trả nhân viên.

Những chi tiết gì mà chủ nhân phải giữ trong hồ sơ nhân viên?

Chi tiết chung:

Chủ nhân phải giữ những chi tiết sau đây về nhân viên:

• tên đầy đủ của chủ nhân
• tên họ nhân viên
• phân loại nhân viên theo văn bản pháp lý liên quan;
• nhân viên làm việc toàn thời hay bán thời;
• nhân viên làm dài hạn, tạm thời hay bất thường;
• ngày bắt đầu tập việc hay học nghề nếu nhân viên là người đang tập việc hay học nghề theo nghĩa của Luật 1989 về Huấn Nghệ trong Công Nghiệp và Thương Mại (Industrial and Commercial Training Act 1989);
• ngày đầu tiên chủ nhân tuyển dụng nhân viên; và
• ngày nghỉ việc, nếu nhân viên đã nghỉ việc.

Lương và số giờ làm việc:

Chủ nhân phải giữ những chi tiết sau đây:

• số giờ làm việc mỗi tuần, mỗi ngày hay trong một khoảng thời gian khác nếu có quy định trong văn bản pháp lý về lao động;
• số giờ nhân viên làm việc trong ngày và lúc bắt đầu và ngừng làm việc nếu văn bản pháp lý về lao động giới hạn số giờ làm việc mỗi ngày và quy định trả tiền làm ngoài giờ;
• mức lương tuần, ngày, giờ hay trong một khoảng thời gian khác nếu có quy định trong văn bản pháp lý về lao động;
• số sản phẩm, chi tiết về sản phẩm và mức tiền trả theo sản phẩm, nếu văn bản pháp lý về lao động xếp công việc là việc làm khoán theo sản phẩm;
• lương chưa khấu trừ và những khoản khấu trừ; và
• tất cả những chi tiết nào cần để chứng minh là chủ nhân theo đúng những yêu cầu của văn bản pháp lý liên quan tới lương trả và số giờ làm việc.

Chi tiết về nghỉ:

Luật pháp và những văn bản pháp lý để nhân viên nghỉ việc có lương hay không lương, như nghỉ hàng năm, nghỉ bệnh và nghỉ nuôi con.

Chủ nhân phải giữ những chi tiết sau đây về nghỉ việc của nhân viên:

• số ngày đã nghỉ theo từng loại nghỉ;
• những quyền lợi hưởng trong thời gian ghỉ; và
• tổng cộng số ngày đã nghỉ các loại.

Đóng góp quỹ hưu bổng

Nếu văn bản pháp lý buộc chủ nhân phải đóng góp vào quỹ hưu bổng cho nhân viên, chủ nhân phải giữ những chi tiết sau đây:

• số tiền đã đóng góp *;
• thời gian đóng góp *;
• ngày đóng góp *;
• tên (những) quỹ đã đóng góp; và
• điều kiện buộc chủ nhân góp (kể cả chi tiết về chọn lựa của nhân viên).

* Không cần giữ những chi tiết này nếu đóng góp vào quỹ hưu bổng sinh lợi như định nghĩa trong Điều Lệ về Tiêu Chuẩn Hưu Bổng Nghề Nghiệp) của Chính Phủ Liên Bang (Occupational Superannuation Standards Regulations).

GIữ những chi tiết hồ sơ nhân dụng như thế nào?

Tất cả những chi tiết hồ sơ nhân dụng phải ghi dễ đọc, bằng tiếng Anh hoặc bằng máy điện toán hay cách nào khác có thể dùng và chuyển dễ dàng sang dạng tiếng Anh dễ đọc.

Phải giữ những chi tiết hồ sơ nhân dụng bao lâu?

Chủ nhân phải giữ những chi tiết hồ sơ nhân dụng ít nhất 6 năm.

Nếu bán doanh nghiệp, chủ nhân phải trao cho chủ mới những chi tiết hồ sơ nhân dụng nào?

Chủ nhân phải trao cho chủ mới tất cả những chi tiết kể về nhân viên vẫn tiếp tục làm sau khi bán doanh nghiệp. Chủ mới phải giữ những chi tiết này và chủ cũ phải giữ phó bản của những chi tiết này ít nhất 6 năm kể từ ngày bắt đầu lưu hồ sơ.

Ai được xét chi tiết nhân dụng?

Luật Quan Hệ Lao Động 1996 cho phép nhân viên được uỷ quyền của Bộ Quan Hệ Lao Động NSW (NSW Department of Industrial Relations) vào cơ sở làm việc để xét hồ sơ nhân dụng. Thành viên Uỷ Ban Quan Hệ Lao Động NSW (NSW Industrial Relations Commission) cũng có thể vào cơ sở làm việc để xét hồ sơ nhân dụng.

Theo Luật Quan Hệ Lao Động 1996 (Industrial Relations Act 1996), trong một số trường hợp, viên chức công đoàn được uỷ quyền có thể vào văn phòng chủ nhân để xét chi tiết nhân dụng.

Muốn biết thêm chi tiết

Tài liệu này chỉ tóm tắt một số điều khoản chọn lọc của Luật Quan Hệ Lao Động NSW 1996 (NSW Industrial Relations Act 1996). Muốn biết thêm chi tiết, xin liên lạc:

• tổ chức chủ nhân hoặc công đoàn của Quý Vị, nếu Quý Vị là thành viên.
• Văn Phòng Đăng Ký của Uỷ Ban Quan Hệ Lao Động (Industrial Registry)
  50 Phillip Street, Sydney, 2000
  Điện thoại (02) 9258 0866
  Website: http://www.lawlink.nsw.gov.au/
• Bộ Quan Hệ Lao Động NSW (NSW Office of Industrial Relations)
  Điện thoại : 131 628 (tiền gọi địa phương ở NSW) Website: http://www.industrialrelations.nsw.gov.au/

Muốn biết thêm chi tiết về điều kiện làm việc, xin thăm website của Bộ Quan Hệ Lao Động (Office of Industrial Relations) ở www.industrialrelations.nsw.gov.au.

Tháng Sáu 2001

In trên giấy tái sinh